La comunicación ha experimentado una gran evolución en los últimos años. El e-mail se ha convertido en una plataforma que nos ocupa gran parte de nuestro tiempo. Ahora en vacaciones debemos tener en cuenta que hay que abandonarlo para desconectar y para ello, es importante configurar la respuesta automática de los e-mails. En este artículo destacamos cómo hacer una buena respuesta automática.

¿Cómo redactar una buena respuesta automática?

Sillas de oficina vacías, mesas de oficinas sin gente… Evidentemente, el personal se ha ido de vacaciones. Sin embargo, los clientes deben saberlo y para ello, la respuesta automática del correo electrónico es la mejor forma de hacerlo.

Para poder autoresponder los mails tendremos que configurarlo con antelación. En el momento de hacerlo es importante saber qué incluiremos en el cuerpo del texto. Es crucial tener bien redactada la respuesta automática, puesto que con ello no perderemos los clientes o posibles clientes y además, redirigiremos temas urgentes a otra persona.

El esquema básico es el siguiente: saludamos con agradecimiento por haber contactado. Lo ideal es incluir “gracias por haber contactado conmigo…”, pero no pongamos “buenos días” o “buenas tardes” porque no sabemos en qué momento del día nos van a escribir.

A continuación explicaremos la situación actual y las fechas en que estaremos ausentes. Especificaremos con claridad la fecha en que volveremos de las vacaciones. Es mejor decir cuándo volveremos que el período en que estaremos fuera.

Lo siguiente será una breve disculpa por no estar disponibles. Independientemente de que todos necesitamos vacaciones, el receptor de la respuesta automática agradecerá que nos disculpemos. “Disculpa las molestias que pueda ocasionar mi ausencia” siempre funciona.

No olvidemos redireccionar a otro correo de otra persona de la empresa para contactar. Indicaremos un correo o teléfono para que el receptor esté tranquilo en caso de que necesite algo. En caso de urgencia, dejaremos nuestro teléfono e indicaremos, que ese teléfono es solo para urgencias y así evitar molestias en vacaciones.

Lo último será un saludo de forma genérica y felicitar el verano. “Saludos y feliz verano, nos vemos a la vuelta” funciona. Antes de finalizar la respuesta automática, es recomendable que leamos de nuevo el body del texto para evitar fallos en fechas o teléfonos.

Evidentemente, no debemos odiar que la redacción del correo electrónico tiene que ser coherente con el resto de correos. En caso de que tuteemos, lo haremos igual y si hablamos de usted, seguiremos con este tipo de registro.